Comment choisir une imprimante pour votre petite entreprise – comment entreprendre un projet

Vous avez probablement déjà entendu parler de la dématérialisation des entreprises d’aujourd’hui. Même avec toutes les options de stockage et de partage de documents de haute technologie disponibles, l'employé de bureau moyen imprime environ 34 pages par jour.

Il est fort probable que votre petite entreprise a besoin d’une imprimante, que vous imprimiez des documents occasionnels ou un volume important de supports marketing. Mais l’imprimante dont vous avez besoin variera en fonction de ces habitudes.

Alors, que devriez-vous rechercher exactement lorsque vous choisissez une imprimante pour votre petite entreprise? Il n’existe pas une seule bonne réponse pour chaque entreprise. Mais il y a des choses claires à regarder, du budget aux fonctionnalités et à la sortie. Il est donc important de magasiner avec soin.



Comment choisir une imprimante

Si vous ne savez pas par où commencer votre recherche, voici quelques conseils d’experts pour les entreprises cherchant à déterminer comment choisir une imprimante.

Estimez votre volume d'impression

Avant d’investir dans une imprimante, il est important d’examiner vos habitudes d’impression actuelles ou ce que vous souhaitez imprimer au quotidien dans votre bureau. Si vous n'avez besoin que de copies papier occasionnelles de vos documents, vos besoins seront bien différents de ceux d'une entreprise qui envoie en permanence des documents imprimés en publipostage.

Vous devez non seulement examiner le volume réel des documents, mais également la qualité dont vous avez besoin. L'impression en noir et blanc est-elle suffisante? Avez-vous besoin d'une variété de finitions? Qu'en est-il de l'impression mobile? Faites une liste de vos caractéristiques indispensables et de celles qu’il serait bien d’avoir avant même de commencer votre recherche.

Jason Harrison de Harrison Technology Consulting LLC a déclaré dans un entretien par courriel avec Small Business Trends: «Réfléchissez vraiment à la manière dont vous prévoyez d’utiliser l’imprimante. De quelle qualité avez-vous vraiment besoin? Que pensez-vous de votre volume d'impression (pages par mois, etc.)? Certaines imprimantes améliorent nettement la vitesse d'impression et la consommation d'encre ou de toner. ”

Évitez les modèles de coûts les plus bas

Même s’il est toujours agréable d’économiser de l’argent, l’achat de matériel pour votre entreprise ne devrait généralement pas appartenir à la catégorie des bonnes affaires. Ces appareils bon marché nécessitent souvent des réparations supplémentaires ou doivent être remplacés rapidement, et ils ne vous offrent pas la qualité que vous pouvez obtenir en payant un peu plus.

Harrison a déclaré: «Tout comme les appareils informatiques, les imprimantes sont également rentables. N'achetez pas le modèle à jet d'encre le moins cher que vous avez trouvé sur l'étagère du magasin de fournitures de bureau local. "

Calculer tous les coûts

En fait, lors de l’établissement de votre budget, il est important de prendre en compte tous les coûts, pas seulement l’achat initial. Avant de choisir un modèle, renseignez-vous sur l'encre, le toner, les réparations, les besoins en énergie et sur tout ce qui pourrait avoir une incidence sur vos coûts totaux.

Harrison explique: «Les imprimantes moins chères ont généralement une durée de vie plus courte et des coûts d'encre / toner plus élevés. Dans certains cas, ils peuvent coûter plus cher qu’un appareil à prix moyen, ce qui aurait pu coûter plus cher au départ, mais son coût de possession est inférieur. Fais vraiment tes recherches.

Coller avec des modèles de milieu de gamme, sauf si vous avez des besoins spécifiques

Si vous imprimez un volume élevé de documents ou si vous imprimez de manière récurrente des documents marketing de haute qualité, vous devrez peut-être très bien investir dans une imprimante de bureau professionnelle, de coût élevé. Cependant, beaucoup de petites entreprises d’aujourd’hui impriment avec parcimonie.

Avec un monde de plus en plus dématérialisé et des tonnes d’options de partage de documents et de stockage en nuage disponibles en ligne, vous n’imprimez probablement pas assez pour justifier un énorme investissement. Et la plupart des modèles de milieu de gamme actuels offrent toutes les fonctionnalités dont la plupart des bureaux à domicile ou des petites équipes ont besoin. Toutefois, les entreprises qui impriment de gros volumes ou qui nécessitent des fonctionnalités spécialisées peuvent avoir besoin d'investir un peu plus.

Harrison a déclaré: «Choisissez une imprimante solide, bien évaluée et à prix moyen. Si vous avez des besoins d'impression spécifiques, plus son prix est élevé, plus rapide et efficace sera une imprimante.»

Obtenir la contribution d'un professionnel

Si parcourir les options et en apprendre davantage sur les spécifications de l’imprimante ne vous intéresse tout simplement pas, ou si vous êtes submergé par les options et ne savez pas trop à qui vous adresser, envisagez de sous-traiter cette partie du processus. Une société de conseil en informatique peut vous aider à déterminer les besoins spécifiques de votre entreprise et à vous faire correspondre avec l’imprimante et les autres périphériques matériels et logiciels dont vous avez besoin pour répondre à ces besoins.

Harrison ajoute: «Si vous voulez vraiment investir judicieusement et que vous embauchez un expert pour évaluer vos besoins, puis émettre une recommandation impartiale, essayez de trouver une société de conseil informatique locale qui ne revende ni matériel, ni logiciel. ”

Image: Depositphotos.com


L’étape du chiffrage des besoins de déclenchement est cruciale afin : nnde mesurer la rentabilité de votre projet, nde valider les principaux choix stratégiques, nde diminuer les risques d’échec, nde vous tester dans votre futur rôle de dirigeant-décideur, nde montrer le sérieux de votre projet à vos financeurs et partenaires.

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