Comment choisir le bon service de fax en ligne pour votre entreprise – comment devenir entrepreneur sans argent

robuart / Shutterstock

Cela ne semble pas être une méthode de communication moderne, mais la télécopie est toujours une technologie viable en 2019. Les entreprises de toutes tailles, partout dans le monde, envoient et reçoivent toujours des télécopies, en particulier celles qui travaillent avec des agences gouvernementales ou dans le secteur de la santé.

Cependant, les télécopieurs ont été en grande partie remplacés par des solutions numériques, de nombreuses entreprises fournissant des services de télécopie en ligne qui vous permettent d’envoyer et de recevoir des télécopies via votre compte de messagerie. Plutôt que d'avoir à imprimer des fax et à les archiver par sécurité, vous pouvez stocker vos fax en toute sécurité dans le cloud. Certains services vous permettent d’éditer et de signer numériquement des documents, réduisant ainsi le besoin de les imprimer, ce qui vous permet d’économiser de l’argent sur la maintenance de la machine, l’encre et le papier.

Si vous ou votre entreprise souhaitez intégrer un service de télécopie en ligne au flux de travail de votre bureau, tenez compte des points suivants lorsque vous sélectionnez un service de télécopie pour entreprise.

Si vous êtes prêt à choisir une solution de télécopie, consultez nos recommandations de services de télécopie en ligne, nos avis sur les meilleurs choix et notre liste complète de fournisseurs de télécopie en ligne.

Pendant des décennies, les télécopieurs traditionnels fonctionnaient en traduisant les documents numérisés en une tonalité audio qui était ensuite transmise sur des lignes téléphoniques. Les entreprises avaient besoin d’un numéro de téléphone distinct et d’une machine encombrante pour utiliser cette technologie. Aujourd'hui, la télécopie peut être effectuée en ligne, sans ligne téléphonique dédiée ni matériel supplémentaire.

Les services de télécopie en ligne prennent un fichier numérique et l'envoient à l'aide d'une adresse électronique spéciale comprenant le numéro de télécopie du destinataire (par exemple, 18005551234@vendorname.com) ou via le site Web du fournisseur.

Lors de l'envoi de télécopies en ligne, votre prestataire de services convertit les documents téléchargés dans le format approprié pour que l'appareil à l'autre bout puisse les lire, puis les envoie au télécopieur de votre destinataire. De même, lors de la réception de télécopies, le fournisseur de services convertit le document télécopié en un format numérique lisible en ligne, puis l'envoie dans votre boîte de réception.

Un service de fax en ligne est une option viable pour une petite entreprise pour plusieurs raisons, mais le principal avantage est de réduire les coûts.

Avec un service de fax en ligne, il n’est pas nécessaire d’acheter, d’utiliser et de maintenir un appareil séparé avec sa propre ligne téléphonique. Sans avoir à imprimer des documents avant de les faxer, le processus de téléchargement direct de fichiers sur le service permet de gagner du temps et de l'argent tout en réduisant le gaspillage de papier. Il est également intéressant de noter que si votre entreprise envoie rarement des télécopies, il n’est peut-être pas très logique d’investir dans des méthodes de télécopie traditionnelles.

La commodité est un autre argument de vente majeur; vous n'avez pas besoin d'être dans votre bureau ou près d'un télécopieur pour envoyer et recevoir des documents. Gérer vos fax entrants et sortants avec un service de fax en ligne est aussi simple que d'avoir accès à un ordinateur ou d'installer une application sur votre smartphone ou un autre appareil mobile.

Outre la possibilité d'envoyer et de recevoir des télécopies, les services de télécopie en ligne offrent généralement un certain nombre de fonctionnalités destinées à améliorer leur convivialité et leur sécurité, bien que certaines fonctionnalités coûtent en supplément. Certains services proposent une application mobile, des alertes mobiles, une intégration à des logiciels existants tels que Microsoft Outlook, des délais de livraison prédéfinis, des signatures électroniques, des pages de garde personnalisables, la possibilité de faxer plusieurs destinataires à la fois et de transférer des fax entrants vers plusieurs adresses électroniques.

Les télécopies contiennent souvent des informations sensibles, en particulier si votre entreprise collabore avec des prestataires de soins de santé ou des agences gouvernementales. Pour protéger vos transmissions, la plupart des fournisseurs de services incluent une forme de protection des données, notamment le cryptage SSL ou PGP, ainsi que la protection par mot de passe. Certains se conforment également à la HIPAA. Certains fournisseurs facturent des frais supplémentaires pour ces fonctionnalités. Il est donc important de vérifier avant de prendre une décision.

Une autre option courante consiste à utiliser un numéro de fax local ou sans frais. La plupart des services offrent également des services de télécopie longue distance et internationaux, bien qu’ils entraînent souvent des frais supplémentaires en fonction du pays de destination.

Certains fournisseurs de fax proposent des forfaits d'envoi ou de réception uniquement, mais de nombreuses petites entreprises doivent faire les deux. Certains services limitent également le nombre de fax que vous pouvez stocker, tandis que d'autres limitent le temps pendant lequel un fax peut être archivé.

Il existe de nombreuses options à considérer lors de l’adoption d’un service de télécopie pour votre entreprise. Le point auquel vous avez l'intention d'utiliser le service et combien vous voulez dépenser pour l'envoi et la réception de télécopies sont des éléments importants à prendre en compte.

Lors de nos recherches, nous avons constaté que presque toutes les solutions de fax en ligne fonctionnaient sur un modèle d'abonnement mensuel. Les frais de base varient de 5 à 50 dollars par mois, avec différents niveaux de service offrant différentes fonctionnalités. Ce prix comprend généralement un nombre défini de fax entrants et sortants allant de quelques pages par mois à des milliers de pages. Si vous envoyez ou recevez plus de pages ou de fax que votre limite mensuelle, les entreprises facturent des frais de dépassement allant de 3 à 12 cents par page sur votre compte. Certains services facturent des frais d'installation uniques, allant de 10 à 25 dollars.

Certains services de télécopie proposent un forfait de paiement par répartition plutôt qu’un forfait mensuel. Dans ce modèle, vous ne payez aucun frais mensuel, mais payez pour chaque fax envoyé. Naturellement, ce type de plan est le plus judicieux sur le plan financier pour les entités qui n'envoient pas beaucoup de télécopies chaque mois.

Étant donné que la télécopie est encore largement utilisée pour envoyer des documents sensibles à des clients ou à des fournisseurs dans des pays étrangers – y compris des environnements locaux à la pointe de la technologie tels que le Japon -, certains services offrent des fonctionnalités de télécopie internationales moyennant un coût supplémentaire. Le prix varie selon les pays mais soyez prêt à payer entre 2 cents et quelques dollars ou plus pour chaque fax international que vous envoyez, selon le pays dans lequel vous envoyez vos documents.

Il existe de nombreux fournisseurs de services de télécopie parmi lesquels choisir et dont les détails peuvent sembler identiques, mais vous devez garder à l'esprit certains points essentiels lors du choix d'une solution de télécopie pour votre entreprise. Voici quelques conseils pour vous aider à évaluer les services de télécopie et à trouver la meilleure option pour votre entreprise.

Il est essentiel de connaître le volume de fax que vous devez envoyer et recevoir chaque mois pour trouver le bon fournisseur de services. Si vous n'envoyez pas beaucoup de fax, vous pouvez choisir un forfait peu coûteux avec une limite de fax mensuelle inférieure. Inversement, si vous avez beaucoup de fax à envoyer, vous voudrez dépenser quelques dollars de plus pour une limite plus élevée afin d’éviter les frais de dépassement. Certains fournisseurs proposent des "forfaits d'entreprise" aux entreprises qui envoient un volume élevé de télécopies chaque mois. Réfléchissez à ce que vous enverriez et recevrez dans un délai raisonnable dans un mois et choisissez un plan qui vous convient.

Contacter les fournisseurs est un bon moyen d'évaluer non seulement leur produit, mais également leur service à la clientèle. Faites attention à la manière dont les représentants du service clientèle discutent des offres de l'entreprise. Sont-ils francs sur les coûts? Expliquent-ils succinctement les fonctionnalités incluses? Est-ce qu'ils essaient évidemment de vous pousser à une vente? Il est important de savoir comment vous serez traité si les choses tournent mal, et avoir quelques entretiens individuels au téléphone peut aider à illustrer les conséquences.

Les frais cachés et les coûts inattendus sont les pires. Bien que la plupart des fournisseurs de services de télécopie en ligne que nous avons examinés aient indiqué leur modèle de tarification sur leur site Web, il a parfois fallu des efforts supplémentaires pour en savoir plus sur d'autres frais, tels que les frais d'installation, les frais d'interurbain et les frais de dépassement. Assurez-vous de tout savoir sur les coûts, tant annoncés que cachés. Même si la société ne vous oblige pas à signer un contrat ou un accord à long terme, elle vous tiendra responsable de tous les frais, y compris ceux que vous engagez involontairement.

La plupart des fournisseurs de fax en ligne proposent une démonstration gratuite du produit ou une période d’essai. Profitez de cette offre pour tester le service avant de vous inscrire. Une démo vous permet de déterminer le service le plus convivial, car il peut y avoir de grandes différences entre deux services apparemment similaires. Vous ne saurez pas ce qui est le mieux à moins de l'essayer vous-même.

Reportage supplémentaire par Adam C. Uzialko.

Prêt à choisir un service de fax en ligne? Voici une ventilation de notre couverture complète:

L’étape du chiffrage des besoins de déclenchement est cruciale afin : nnde mesurer la rentabilité de votre projet, nde concrétiser les principaux choix stratégiques, nde diminuer les risques d’échec, nde vous tester dans votre futur rôle de dirigeant-décideur, nde montrer le sérieux de votre projet à vos financeurs et partenaires.

Laisser un commentaire