Qu'est-ce que la gestion des contrats? – comment monter son entreprise sans diplome


signature, accord de non-concurrence

Crédit: Lichtmeister | Shutterstock

  • La gestion des contrats consiste à assumer la responsabilité de la gestion des contrats d’employés, de fournisseurs ou d’autres parties.
  • Les gestionnaires de contrats ont besoin de connaissances juridiques pour mener avec précision le processus de gestion des contrats.
  • Toutes les entreprises n’ont pas mis en place de gestionnaires de contrats, mais les grandes entreprises de défense ou les entreprises qui travaillent fréquemment avec le gouvernement ont tendance à faire appel à des gestionnaires de contrats.

La gestion des contrats est une forme de gestion négligée. Les gestionnaires interagissent fréquemment avec les employés, et certaines de ces discussions et situations sont naturellement liées à la rémunération. Certaines de ces conversations porteront sur la gestion des contrats. D'autres fois, les entreprises doivent gérer des contrats avec d'autres entreprises. On n'en parle pas beaucoup, mais la gestion des contrats est un sujet d'affaires important. Si vous ne savez pas comment fonctionne le processus de gestion des contrats, il est important de comprendre les bases.

La gestion des contrats consiste à gérer la création, l'exécution et l'analyse de contrats afin de maximiser les performances opérationnelles et financières d'une entreprise, tout en réduisant les risques financiers. Les organisations subissent de plus en plus de pressions pour réduire leurs coûts et améliorer leurs performances. La gestion des contrats s'avère être un élément d’activité très fastidieux, ce qui facilite la nécessité d’un système de gestion des contrats efficace et automatisé.

Lorsque deux sociétés souhaitent faire des affaires l'une avec l'autre, un contrat spécifie les activités entreprises par les deux organisations et les conditions selon lesquelles chacune d'entre elles remplira ses obligations dans le contrat. Les contrats ont une incidence très importante sur la rentabilité des entreprises en raison de l’importance accordée aux produits et aux charges.

Lorsqu'un contrat est mal formulé, une organisation peut perdre d'innombrables milliers de dollars en raison d'un simple problème de technicité pour lequel elle n'a pas les ressources à identifier. Une gestion efficace des contrats peut finalement créer une relation commerciale solide et ouvrir la voie à une rentabilité accrue à long terme, mais uniquement si elle est gérée correctement. C'est une bonne idée d'inclure un service juridique ou un avocat dans les discussions sur la gestion des contrats. La formulation précise des contrats est cruciale pour la gestion des contrats.

La gestion des contrats s'applique également à la gestion de différents contrats avec des pigistes ou des employés. Celles-ci nécessitent parfois une gestion et des modifications qui aident les deux parties.

En règle générale, la gestion des contrats comporte quelques étapes clés. Il y a les premières étapes ou la phase de pré-attribution. C'est tout le travail qui a lieu avant qu'un contrat soit attribué à une personne, que ce soit une entreprise ou un employé. L'étape intermédiaire correspond à l'attribution du processus. Cela inclut tous les documents nécessaires pour rendre l'accord définitif. Troisièmement, il y a l'étape post-attribution. C'est ici qu'interviennent beaucoup de contrats de gestion et de maintenance.

Ces trois étapes de base constituent un moyen simple d’analyser la gestion des contrats en trois étapes, mais le processus est plus compliqué que cela et peut être visualisé en plusieurs étapes en fonction de la précision de votre vision. Nous discuterons d'une vue plus profonde du processus plus tard.

Il ne suffit pas qu'une organisation ait des professionnels en place pour gérer la gestion des contrats. Les employés doivent être complétés par la présence de processus et de logiciels complémentaires pour répondre aux besoins croissants en matière de conformité et d'analyse. Lorsqu'une stratégie de gestion des contrats est mise en œuvre avec succès, les organisations peuvent s'attendre à voir:

  • Les avantages commerciaux et les rendements financiers attendus sont en cours de réalisation.
  • Le fournisseur coopère et répond aux besoins de l'organisation.
  • L'organisation ne rencontre pas de différends contractuels ni de surprises.
  • La prestation des services est satisfaisante pour les deux parties.

La base de la gestion des contrats repose sur la mise en œuvre d'activités postérieures à l'attribution et en amont réussies. Au cours de la phase précédant l'attribution, les employés doivent se concentrer sur le motif de l'établissement du contrat et sur la capacité du fournisseur à respecter les termes de l'accord.

Une considération supplémentaire est nécessaire pour comprendre comment le contrat fonctionnera une fois attribué. Éviter les surprises non souhaitées nécessite des recherches approfondies et une définition claire du but du contrat.

La gestion des contrats nécessite un niveau de flexibilité pour les deux parties impliquées et une volonté d'adapter les conditions des contrats pour tenir compte de l'évolution des circonstances. Les problèmes sont inévitables, ce qui signifie que les organisations doivent être prêtes à faire face aux imprévus et pouvoir ajuster les conditions du contrat en cas de besoin.

Les contrats jouent un rôle important dans le resserrement à la fin du trimestre et sont scindés en étapes pour organiser les efforts et structurer le processus contractuel typique. Lorsque cela est fait manuellement, la création d'un contrat peut prendre beaucoup de temps. Le processus comprend plusieurs des étapes suivantes:

  1. Demandes initiales. Le processus de gestion des contrats commence par l'identification des contrats et des documents pertinents à l'appui de l'objectif du contrat.
  2. Contrats de création. Rédiger un contrat à la main est une activité qui prend du temps, mais grâce à l'utilisation de systèmes automatisés de gestion des contrats, le processus peut être simplifié.
  3. Négociation du contrat. À la fin de la rédaction du contrat, les employés doivent être en mesure de comparer les versions du contrat et de noter les divergences éventuelles afin de réduire le temps de négociation.
  4. Approuver le contrat. Le cas dans lequel la plupart des goulots d'étranglement se produisent est l'obtention de l'approbation de la direction. Les utilisateurs peuvent y remédier de manière préventive en créant des flux de travaux d'approbation personnalisés, y compris des approbations parallèle et en série, afin que les décisions soient prises à un rythme soutenu.
  5. Exécution du contrat. L’exécution du contrat permet aux utilisateurs de contrôler et de raccourcir le processus de signature grâce à l’utilisation du support de signature électronique et de télécopie.
  6. Gestion des obligations. Cela nécessite beaucoup de gestion de projet pour s'assurer que les livrables sont réalisés par les principales parties prenantes et que la valeur du contrat ne se dégrade pas au cours de ses premières phases de croissance.
  7. Révisions et amendements. Rassembler tous les documents pertinents à la rédaction initiale du contrat est une tâche difficile. Lorsque des éléments négligés sont trouvés, des systèmes doivent être en place pour modifier le contrat initial.
  8. Audit et reporting. La gestion des contrats n’implique pas simplement la rédaction d’un contrat, puis son insertion dans le classeur sans autre réflexion. Les audits de contrat sont importants pour déterminer si les deux organisations respectent les termes de l'accord et préviennent les problèmes éventuels.
  9. Renouvellement. L'utilisation de méthodes manuelles de gestion des contrats peut souvent entraîner des occasions de renouvellement manquées et une perte de revenus pour l'entreprise. L'automatisation du processus permet à une entreprise d'identifier les opportunités de renouvellement et de créer de nouveaux contrats.

Une grande partie de la gestion des contrats se résume à la gestion de ces neuf étapes. La gestion du cycle de vie des contrats est essentielle. Au fur et à mesure que les différents types de contrats franchissent leurs différentes étapes, les responsables des contrats doivent surveiller tout changement ou rupture de contrat potentiel. Si un employé ou une entreprise n’est pas satisfait de son contrat, il peut être utile d’apporter des modifications au contrat. Il est important de respecter les obligations contractuelles tout en veillant à ce que les deux côtés du contrat soient satisfaits.

Dans le processus de gestion des contrats, la gestion du cycle de vie devient souvent importante. La performance des fournisseurs et la gestion des risques sont des considérations importantes lors de la gestion des contrats. Par exemple, si un vendeur ne respecte pas ses obligations contractuelles, vous devrez peut-être retravailler le contrat ou appliquer une mesure disciplinaire.

Alors que la tradition consiste généralement à gérer les contrats manuellement via le stockage de dossiers et de classeurs, cette pratique est parsemée d'inefficacités qui ne peuvent que nuire à l'efficacité globale d'une organisation.

L'intégration à un service automatisé de gestion des contrats peut libérer un nombre incalculable d'heures de travail et automatiser d'innombrables processus associés à la gestion d'un contrat, créant ainsi plus de valeur pour une entreprise.

"Le logiciel de gestion des contrats stocke des informations essentielles sur les contrats liés aux fournisseurs, aux contrats de location et aux contrats de licence", a déclaré Robert Powell, PDG et fondateur de Rob Powell Biz Blog. "Le logiciel de gestion des contrats a pour objectif général de rationaliser les tâches administratives en créant un enregistrement centralisé et uniforme des processus de chaque contrat."

L'utilisation d'un logiciel de gestion des contrats peut faciliter la surveillance de contrats complexes sans utiliser uniquement de la paperasse.

"L'aspect le plus important du logiciel de gestion des contrats est qu'il permet aux employés de plusieurs endroits d'accéder aux contrats en un seul endroit", a déclaré M. Powell.

Toutes les universités n'offrent pas de diplôme en gestion de contrat, mais certaines écoles le font. Obtenir cette formation est une option, mais d’autres diplômes en commerce vous positionnent pour réussir dans l’industrie. À partir de là, vous souhaitez ajouter une certaine expérience à la gestion des contrats.

"Avec un baccalauréat et quelques années d'expérience dans le domaine, vous pouvez demander et tester votre certification auprès de la NCMA (Association nationale de gestion des contrats)", a déclaré Jared Weitz, PDG et fondateur de United Capital Source. "Parallèlement à l'éducation et aux références, un responsable de contrat doit avoir de solides compétences en communication et en rédaction, ainsi qu'un sens aigu de l'organisation et de la gestion des délais."

Il peut également être avantageux d’avoir un diplôme en droit. Les connaissances juridiques sont essentielles pour la gestion des contrats. La gestion des contrats et la négociation reposent toutes deux sur des connaissances et une expertise juridiques.

Si vous souhaitez devenir responsable de contrat à temps plein, il est judicieux de contacter d'autres responsables de contrat pour savoir comment ils ont accédé à leur poste actuel. Il n’existe pas de moyen unique de devenir gestionnaire de contrats, mais l’expérience des affaires est essentielle pour devenir gestionnaire de contrats.

Compréhensible, le salaire d'un gestionnaire de contrat varie selon les qualifications et l'emplacement. Selon PayScale, le salaire annuel moyen d'un gestionnaire de contrat est de 80 151 $. Le site répertorie Northrop Grumman Corporation, Accenture et Raytheon Co. parmi les entreprises les plus lucratives pour les gestionnaires de contrats.

Les gestionnaires de contrat peuvent également se faire passer pour un gestionnaire de contrat principal, un directeur de contrat ou un administrateur de contrat. Analyste de contrat est un autre chemin de carrière commun dans le domaine de la gestion des contrats.

Les gestionnaires de contrats aident à gérer les aspects juridiques et financiers des contrats avec des entreprises ou des employés. Pour les entreprises qui passent des accords contractuels fréquents, l'embauche d'un responsable des contrats peut être une bonne idée.

Reportage supplémentaire par Ryan Goodrich.

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