Avantages d'un tableau blanc numérique dans votre bureau – entrepreneur efficace

Crédit: vectorfusionart / Shutterstock

Toute personne travaillant dans un bureau sait qu'un tableau blanc physique est une aubaine. Vous pouvez ébaucher des idées en équipe, documenter les échéanciers des projets et suivre les étapes. La plupart des entreprises s'en tiennent aux tableaux blancs qui ont fait leurs preuves et qui sont résolument à la pointe de la technologie. Vous utilisez des marqueurs effaçables à sec, notez les notes, puis prenez une photo avec votre téléphone.

Un certain nombre de tableaux blancs numériques ont récemment fait leurs débuts; certaines avec des fonctionnalités puissantes pour enregistrer automatiquement vos créations numériques, organiser une session de conversation vidéo et vous permettre de tenir une réunion interactive entre bureaux distants. Les coûts sont toutefois beaucoup plus élevés que ceux de la variante non numérique. Il est donc important de connaître les caractéristiques et les avantages qui pourraient aider votre entreprise.

L'un des nouveaux tableaux blancs numériques les plus intéressants est celui de Google. Le Jamboard coûte 4 999 $ (plus un stand optionnel qui coûte 1 349 $ de plus), et il y a des frais annuels de 600 $. Il est principalement destiné au tableau blanc et ne prend actuellement pas en charge les appels vidéo. Toutefois, un avantage clé réside dans le fait qu'une fois synchronisé avec votre compte Google professionnel (appelé G Suite), un utilisateur distant peut participer à une session de tableau blanc comme s'il se trouvait dans la salle.

Le Microsoft Surface Hub 2 est un écran de salle de conférence géant qui sera disponible en versions 50 pouces et 85 pouces au format 3: 2. Il sera disponible à partir de 2019 au prix de 8 999,99 $, mais vous pouvez opter pour des suppléments qui augmenteront ce prix à 12 000 $. Il sera doté d'un processeur Intel 8e génération Core i5, de 8 Go de RAM, d'un disque SSD de 128 Go et de haut-parleurs stéréo à trois voies. Il y a même une batterie que vous pouvez insérer dans le boîtier d'un support qui vous donnera environ 2 heures d'autonomie. Il existe une caméra 4K alimentée par USB-C.

Un autre nouveau modèle, appelé Tableau interactif Vibe, offre des fonctionnalités de brainstorming similaires pour dessiner des idées en tant que groupe, mais fonctionne également avec des applications comme Skype for Business pour organiser une vidéoconférence. Le produit est expédié en février et coûte 2 499 $.

Samsung Flip est une troisième option qui possède une caractéristique unique. Comme son nom l’indique, le tableau blanc numérique bascule d’horizontale à la verticale. Il en coûte 2 699 $ pour l’affichage plus 799 $ pour le stand. Le Flip n'a pas de frais annuels. Il peut également se connecter à un ordinateur portable pour afficher des chats Skype.

Il est important de penser au flux de travail de votre entreprise lorsque vous envisagez la nécessité d'un tableau blanc numérique. La plupart des tableaux blancs numériques offrent une certaine forme de conversion image-texte, mais cela peut être peu fiable. Si vous rédigez des notes hautement techniques pendant une réunion et que votre écriture n'est pas parfaite, le processus de conversion risque de ne pas fonctionner. La question cruciale concerne la fréquence à laquelle vous devez capturer les notes et les séances de brainstorming d'une réunion.

Voici un exemple de la façon dont cela pourrait fonctionner. Pour une petite entreprise de 10 à 15 employés, vous pouvez vous réunir dans une salle de conférence quatre ou cinq fois par jour. Certaines entreprises travaillant sur un projet critique peuvent même se réunir plus souvent. Toutefois, si les réunions ne sont généralement pas destinées à un brainstorming et se concentrent souvent sur des discussions où aucun élément visuel n’est nécessaire (comme la conception d’un nouvel espace de travail ou la création d’une nouvelle application), un produit comme le Jamboard (à 4 999 $) ou le Vibe (à la moitié de ce prix) pourrait ne pas avoir de sens.

Certains des avantages d'un tableau blanc numérique vont au-delà de la prise de notes et de la conversion image en texte. Vous devriez penser à un tableau blanc numérique avant tout comme à une tablette surdimensionnée, mais elles servent un objectif distinct en unifiant la discussion entre bureaux distants. Par exemple, Google Jamboard utilise des Hangouts pour des téléconférences transparentes et rapides.

Si votre entreprise n'a pas de bureau à distance, si vous avez des idées peu fréquentes ou par d'autres moyens (tels que Slack ou une autre application collaborative), ou si vous constatez que vous avez rarement besoin de visioconférence, un tableau blanc numérique sera excessif.

Le meilleur cas d'utilisation d'un tableau blanc numérique est lorsque votre flux de travail de bureau est basé sur des idées partagées. De nombreuses entreprises collaborent en permanence et le gain de temps est considérable si le tableau blanc numérique enregistre automatiquement toutes vos notes et discussions. De cette façon, vous pouvez vous concentrer sur la tâche à accomplir au lieu de capturer la discussion.

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