Règles et règlements de navigation pour les petites entreprises à suivre – comment monter son entreprise sans diplome

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  • La règle de la FTC pour les commandes de marchandises par courrier, par Internet ou par téléphone exige des vendeurs qu’ils disposent d’un délai raisonnable, annoncé, au cours duquel un produit sera envoyé. Si aucun délai n’est spécifié, l’attente est de 30 jours.
  • Assurez-vous que votre contrat de transporteur a une clause intégrée dans ses contrats qui spécifie une politique de remboursement pour les retards de livraison. Et suivez les règles de votre transporteur en ce qui concerne les matériaux d'emballage, leur taille et leur poids.
  • Les règles de transport international se répartissent en cinq types: exigences relatives aux produits, contrôles du commerce, sanctions et signaux d'alerte, transport de marchandises dangereuses ou illégales et agences gouvernementales partenaires ou autres.

Les détaillants et les entreprises de commerce électronique sont certains d’acheminer fréquemment des marchandises par la poste. Pour ces entreprises, il est facile d'oublier les règles et les règlements. La plupart des propriétaires de petites entreprises préfèrent penser à l’amélioration de leurs produits et à la satisfaction des désirs de leurs clients que de s’inquiéter des règles et réglementations. Bien que ce soit loin d’être glamour, les petites entreprises doivent être au courant des règles et réglementations en matière de transport.

Les entreprises ont besoin de comprendre les règles de transport pour deux raisons principales. Premièrement, les entreprises peuvent tirer un avantage financier d’une compréhension approfondie de la réglementation de la navigation. Deuxièmement, les entreprises peuvent être condamnées à des amendes et à des conséquences juridiques si elles enfreignent les réglementations en matière d'expédition. Ils ne sont pas sexy, mais les réglementations en matière d'expédition peuvent altérer vos résultats.

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Votre entreprise doit être au courant de toutes les réglementations importantes en matière de transport maritime dans votre région, ainsi que des restrictions locales éventuellement en vigueur, mais il existe une réglementation importante en matière de transport maritime qui se démarque des autres, car il est facile pour les petites entreprises de l'ignorer. .

"La principale réglementation que je vois être violée par les petites entreprises est la règle de la FTC concernant les marchandises commandées par courrier ou par téléphone (la" règle des 30 jours ")", a déclaré Braden Perry, avocat au contentieux, aux enquêtes réglementaires et gouvernementales de Kennyhertz Perry LLC. "La règle interdit aux vendeurs de solliciter des commandes par courrier, par Internet ou par téléphone, sauf s’ils ont des motifs raisonnables de s’attendre à pouvoir expédier la marchandise commandée dans le délai indiqué dans la sollicitation, ou dans un délai de 30 jours."

En termes plus simples, toute entreprise qui vend des produits par courrier, Internet, fax ou téléphone doit clairement indiquer le moment où le produit sera expédié au client. Si le délai n'est pas spécifié, l'entreprise doit expédier l'article dans les 30 jours. Selon le site Web de la FTC, "Si, après avoir pris la commande du client, vous apprenez que vous ne pouvez pas l'expédier dans le délai que vous avez indiqué ou dans les 30 jours, vous devez obtenir l'accord du client pour l'expédition retardée". (Intéressé par les compteurs postaux pour votre petite entreprise? Consultez notre guide pour les petites entreprises.)

Si le client ne consent pas au retard, vous devez le rembourser intégralement. Cette règle protège les clients des entreprises qui mentent au sujet des dates d'expédition, de ne jamais expédier de produits et de conserver l'argent d'un client. C'est une règle sensée, et de nombreuses petites entreprises peuvent ne pas être au courant.

Pour comprendre la règle de la FTC en matière de commandes par courrier, par Internet ou par téléphone, vous devez regarder plus loin que l'erreur initiale consistant à ne pas expédier le produit dans les délais spécifiés. Le fait de ne pas expédier un article dans un délai spécifié ne contrevient pas à la règle de la FTC, il ne répond pas de manière adéquate avec une nouvelle date d'expédition et des options de remboursement qui mettent les entreprises en difficulté. Savoir que vous êtes sur le point de violer la règle est la première étape, mais si vous ne procédez pas correctement après l'échec de l'expédition dans les délais impartis, vous pouvez aggraver l'erreur.

"Les violations de la règle des 30 jours peuvent être graves", a déclaré Perry.

Le site Web de la FTC indique que "les commerçants qui enfreignent la règle peuvent être poursuivis en justice par la FTC pour des mesures injonctives, des sanctions civiles pécuniaires pouvant aller jusqu'à 42 530 dollars par violation (à tout moment au cours des cinq années précédant le dépôt de la plainte) et des recours des consommateurs ( à tout moment au cours des trois années précédant le dépôt de la plainte). "

Une fois que vous réalisez que vous ne serez pas en mesure d'expédier dans les 30 jours ou le délai spécifié, il est temps d'agir. Le site Web de la FTC décrit une poignée de scénarios et d'actions différentes que votre entreprise devrait entreprendre pour rester en conformité. La FTC fournit de nombreuses réponses hypothétiques que vous pouvez envoyer aux clients lorsque vous ne pouvez pas les envoyer dans les 30 jours. Il y a des détails indiquant quand vous devez envoyer un remboursement et le délai dans lequel le remboursement est dû. Il y a beaucoup à faire, mais il est important de suivre les détails de la loi.

Si vous ne violez pas la règle et que vous expédiez dans les 30 jours, vous ne devez pas trop vous inquiéter au sujet de cette législation FTC. Malheureusement, c'est une règle détaillée que beaucoup de petites entreprises, voire de petites entreprises à domicile, oublient ou ignorent même. Pour les petites entreprises qui expédient des produits, cette règle est essentielle. Vous ne voulez pas perdre des milliers de dollars en étant mal informé. Prenez le temps de parcourir l'explication détaillée de la règle donnée par la FTC pour vous assurer de ne pas gaspiller de l'argent en enfreignant les réglementations fédérales.

Bien que votre entreprise puisse facilement perdre de l'argent en ne respectant pas les règles de la FTC en matière de commande par courrier, par Internet ou par téléphone, elle peut également utiliser les réglementations et les contrats d'expédition pour réduire les coûts d'expédition. Pour les vendeurs en ligne, la réduction des coûts d’expédition sera toujours au centre des préoccupations. Si vous utilisez une organisation majeure pour vous aider à expédier vos marchandises, assurez-vous de connaître leurs règles en matière de retard de livraison.

"Une règle importante à prendre en compte est la garantie que les transporteurs maritimes incluent dans leurs contrats avec les entreprises", a déclaré Matt Lessard, directeur de Buster Fetcher. "UPS, FedEx, USPS, Postes Canada et la plupart des transporteurs aériens incluent dans leur contrat une politique de remboursement des retards de livraison des colis."

Même si vous espérez toujours que vos colis sont livrés aux clients à temps, votre entreprise doit tirer parti des options de remboursement disponibles lorsque ces colis ne sont pas livrés à temps. Prioriser les expéditions signifie également prêter attention aux politiques de livraison. Le simple fait de connaître votre contrat d'expédition peut vous faire économiser de l'argent en cas de problème.

Vous voudrez être au courant des différentes options d'expédition offertes par les entreprises. Y aura-t-il un coût supplémentaire pour le courrier prioritaire? L'utilisation du courrier prioritaire vous aidera-t-elle à éviter les amendes ou les sanctions associées aux retards d'expédition ou aux retards de livraison? Assurez-vous de connaître les offres des entreprises.

Lorsque vous utilisez de grandes entreprises telles que FedEx ou UPS, respectez les règles et réglementations applicables aux petites entreprises. Ceci inclut les prix sur différents produits pondérés. Assurez-vous que vous savez combien il en coûtera pour expédier vos produits et apportez les ajustements nécessaires si certains produits pèsent plus ou moins que prévu. Comprendre les règles relatives à l'emballage. Devez-vous utiliser un certain type d’emballage avec certains produits? Assurez-vous de bien comprendre tous les petits détails associés à l'expédition. Cela aide lorsque vous budgétisez les frais d'expédition.

Si certaines réglementations ou règles vous semblent particulièrement déroutantes, adressez-vous à la société avec laquelle vous travaillez ou à une personne connaissant les différentes réglementations en matière d'expédition. Dans les cas extrêmes, cela peut être un avocat. D'autres fois, il peut s'agir uniquement d'employés de votre bureau de poste local. Les employés des services postaux doivent avoir une compréhension plus approfondie des réglementations relatives aux transports maritimes internationaux et nationaux que la plupart des propriétaires de petites entreprises. Ils vous aideront également à mieux estimer les frais d’expédition et les éventuels frais d’expédition ou exigences d’emballage supplémentaires qui pourraient ne pas sembler évidents.

Les entreprises de transport international doivent prendre des mesures supplémentaires pour surveiller les réglementations internationales. Si vous travaillez avec une grande entreprise de transport, comme FedEx ou UPS, ils peuvent faciliter le processus, car ils possèdent des années d'expérience dans le domaine des expéditions internationales.

La réglementation des envois internationaux varie d'un pays à l'autre. Il est donc important de consulter les directives des pays dans lesquels vous expédiez. C’est là que parler avec un expert des transports maritimes ou travailler avec une grande entreprise facilite un peu le processus, car ils ont tendance à traiter la plupart des détails.

Nous avons également rencontré Corey Bonasorte, vice-président des solutions de conformité et de fret chez Access USA Shipping LLC. Bonasorte recommande de diviser la réglementation et les exigences en cinq catégories.

  • Exigences liées aux produits

    • "La douane et la protection des frontières des États-Unis ont la responsabilité première du commerce transfrontalier", a déclaré M. Bonasorte. "Normalement, nous pensons que le CBP est simplement responsable des importations aux États-Unis, mais il est également responsable de tous les mouvements sortants – il possède le lien à la frontière."
  • Contrôles commerciaux

    • "Tout a un contrôle quelconque, qu’il s’agisse d’un smartphone ou d’une avionique avancée", a déclaré Bonasorte. "Le niveau de contrôle dépend de la nature du produit, de sa réglementation, de sa destination, de son utilisation et de la manière dont il l'utilisera."
  • Sanctions et drapeaux rouges, ou connaissez les politiques de vos clients

    • "Avec qui vous faites affaire est tout aussi important que ce que vous vendez", a déclaré Bonasorte. "La plupart des régulateurs dressent des listes d'entités interdites ou sanctionnées (personnes ou sociétés) et de pays avec lesquels vous ne pouvez pas faire affaire à moins que ce régulateur ne préapprouve la transaction. Le plus important de ces régulateurs est l'Office of Foreign Assets Control."
  • Transport

    • "Certains articles, en fonction de leur composition chimique, sont considérés comme dangereux pour le transport (ils sont appelés" marchandises dangereuses "au niveau international), car s'ils sont libérés, ils peuvent être nocifs pour les personnes, les biens ou l'environnement", a déclaré Bonasorte. "C’est un domaine dans lequel les types de produits et les niveaux de risques varient considérablement. Un produit aussi inoffensif que le désinfectant pour les mains doit être correctement emballé, étiqueté et marqué, car son alcool est inflammable."
  • Agences gouvernementales partenaires (PGA) et autres agences gouvernementales (OGA)

    • "La Food and Drug Administration, le US Fish and Wildlife, le Bureau de la taxe sur le commerce et l'alcool et le tabac et l'Agence de la protection de l'environnement", a déclaré Bonasorte.

Bonasorte a admis que le volume des réglementations et des agences gouvernementales peut être difficile à suivre. Découper différentes lois et réglementations en catégories distinctes, comme recommandé par Bonasorte, peut être utile. Une ventilation logique des règles les rendra plus faciles à mémoriser et à suivre. Utiliser le bon sens est également important. Si vous envoyez ou transportez des marchandises pouvant être considérées comme des matières dangereuses, vous devez vous renseigner sur les réglementations relatives aux matières dangereuses.

De plus, il est important de connaître les différentes règles susceptibles, à votre avis, d’affecter votre entreprise à un moment ou à un autre. Si vous n'expédiez pas à l'étranger, ne perdez pas de temps à fouiller dans des dizaines de documents expliquant le droit de la navigation internationale. Prendre quelques heures pour vous familiariser (ainsi que votre équipe) avec les règles d'expédition pertinentes des petites entreprises est une bien meilleure alternative que de perdre des milliers de dollars à cause d'infractions d'expédition.

"Les entreprises peuvent être intimidées avec ce sujet et ses complexités", a déclaré Bonasorte. "Cependant, s’ils déploient des efforts considérables pour apprendre ce qu’ils doivent respecter, forment leur personnel, demander à une personne d’être responsable de la conformité avec le soutien fourni par le haut, créer des politiques écrites et le faire étape par étape, ils peut répondre aux exigences. Il existe également une grande aide, de la part de l’industrie et des régulateurs eux-mêmes. "

S'informer sur les réglementations en matière d'expédition peut prendre un certain temps, mais il est plus facile de parler à des experts et de se renseigner sur les lois. Si vous avez des questions sur le service postal, le courrier prioritaire, les frais d'expédition, le papier bulle, la taxe de vente ou tout autre élément intermédiaire, des experts peuvent vous aider à comprendre tout ce que vous devez savoir sur les règles et réglementations en matière d'expédition. Bonasorte recommande de visiter les sites Web du gouvernement et d’autres sites officiels. Ce sont de bons points de départ pour se familiariser plus en détail avec les pratiques d’expédition et d’exécution.

"Exporter.gov est un bon point de départ car il est relié à plusieurs endroits et dispose de nombreuses ressources", a déclaré Bonasorte. "En outre, chacun des régulateurs a son propre site Web, qui comprend souvent des webinaires de formation, des séminaires, des FAQ, les réglementations elles-mêmes et d'autres informations, telles que des opinions publiques ou des correspondances écrites antérieures de l'agence qui ont été rendues publiques. de différentes associations qui organisent des conférences et des sessions de formation en personne. "

Si vous avez peur de violer les réglementations maritimes nationales ou étrangères, il vaut la peine de parler à un expert ou de vous inscrire à une formation. Enfreindre les réglementations en matière d'expédition des petites entreprises que vous ignorez peut coûter des milliers de dollars à votre entreprise. Évitez les amendes potentielles en agissant de manière proactive et en vous familiarisant davantage avec les règles et réglementations en matière d'expédition susceptibles d'affecter votre entreprise. Créez une stratégie d’expédition au lieu d’espérer le meilleur.

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