Conseils pour le respect de la taxe de vente dans le commerce électronique – comment démarrer un business qui rapporte

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Il peut être difficile pour les propriétaires de petites entreprises les plus avertis de se tenir au courant des modifications apportées aux lois sur la taxe de vente. Ajoutez à cela la législation changeante de l'année dernière et vous faites face à de nombreuses complications, surtout si vous êtes dans le commerce électronique.

Le rapport de fin d'année de Vertex Inc. indiquait qu'il y avait eu 619 modifications du taux de la taxe de vente standard en 2018. Le même rapport indique qu'il y a eu 5 886 taux de taxe de vente nouveaux et modifiés au cours des 10 dernières années. Les propriétaires de petites entreprises ont beaucoup de législation à suivre, et certains de ces changements font en sorte que les entreprises deviennent imposables dans des États où elles n'étaient pas imposables auparavant.

Selon la Small Business Administration, "en tant que propriétaire de petite entreprise, vous devez calculer la taxe de vente, la percevoir et la transmettre aux autorités compétentes dans les délais impartis." Sauf pour les articles en gros, les matières premières et les ventes à des organisations à but non lucratif, les commerces de détail américains sont tenus de percevoir la taxe de vente sur les produits qu’ils vendent. Cela signifie que ces entreprises doivent comprendre et surveiller la législation en constante évolution.

Bien que le concept de taxe de vente soit assez simple, ce sont les changements constants qui rendent les choses difficiles pour les petites entreprises. La décision de la Cour suprême dans Dakota du Sud c. Wayfair Inc. a ajouté des complications aux entreprises de commerce électronique faisant des affaires à l'échelle nationale. La décision a permis aux États d'imposer la taxe de vente aux vendeurs de l'extérieur, ce qui signifie que vous n'avez pas besoin d'une présence physique dans un État pour payer la taxe de vente. Dans le Dakota du Sud, l’État peut facturer la taxe de vente à toute entreprise fournissant plus de 100 000 dollars de biens ou de services ou totalisant 200 transactions par an. Ces modifications s’ajoutent aux centaines d’autres modifications apportées à la taxe de vente aux États-Unis en 2018, qui touchent les détaillants physiques. (Intéressé par le logiciel d'impôt en ligne? Découvrez nos meilleurs choix.)

"Il s'agit d'un changement majeur dans le monde de la taxe de vente", a déclaré Judah Fish, PDG de Saltwater Tax Group. "De nombreuses lois des États vont probablement changer dans les mois à venir, car les États obligeront les vendeurs en ligne à percevoir la taxe de vente et à rétablir l'une de leurs plus grandes sources de revenus."

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Fish, que nous avons interviewé en juillet 2018, avait raison. Les États appliquent ces lois, beaucoup d'entre elles étant entrées en vigueur à la fin de 2018 ou au début de 2019. Quelques États appliquent encore ces lois pour la perception de la taxe de vente, mais beaucoup d'entre eux ont déjà modifié leurs taux de taxe de vente en ligne. Il est important de suivre les directives de l'autorité fiscale, dans chaque cas, et d'ajuster vos pratiques en matière de taxe de vente en conséquence.

Fish pensait que d'autres États percevraient la taxe en établissant des paramètres similaires à ceux du Dakota du Sud pour le montant minimum des ventes en dollars et les transactions nécessaires pour appliquer la taxe. D'autres experts avaient des prévisions similaires. Nous avons vu cela se produire, mais plusieurs États ont ajouté des variantes aux termes du Dakota du Sud. Certains de ces taux de taxe de vente sont plus difficiles à surveiller pour les entreprises en ligne, tandis que d'autres sont assez proches des conditions établies dans Dakota du Sud c. Wayfair.

Si votre petite entreprise envoie trois produits de 15 $ à un client de tout le pays, vous n'avez pas à vous inquiéter de ces lois sur la taxe de vente. Il est hautement improbable qu'un État crée une loi où les achats aussi modestes donnent lieu à une taxe de vente, mais les entreprises qui vendent des montants plus importants doivent en prendre acte, en particulier avec la nouvelle réglementation qui entrera en vigueur dans les prochains mois. Les détaillants en ligne doivent être conscients de l’évolution des lois.

"Parallèlement aux changements évidents qui devront être mis en œuvre d'un point de vue comptable, une grande partie de l'impact de cette décision sera technologique", a déclaré Christian Gainsbrugh, fondateur de LearningCart. "Beaucoup de gens considèrent les calculs de la taxe de vente comme allant de soi, mais gérer et calculer ces taux en coulisse n'est pas une mince affaire."

Dans ce scénario, les grands détaillants en ligne ont un avantage sur les petits vendeurs, car des sociétés comme Amazon peuvent donner de l'argent et les employés à ces problèmes pour s'adapter rapidement à l'évolution de la législation et aux problèmes de conformité. Selon Gainsbrugh, les petites entreprises disposant de moins de ressources auront plus de difficulté à se conformer aux différentes lois en matière de taxe de vente.

"Bien que certains États, comme le Maryland, appliquent un taux uniforme de taxe de vente, d'autres, comme le Dakota du Sud, le basent sur la ville et d'autres, comme Washington, calculent la taxe de vente en fonction du comté dans lequel se trouve l'acheteur", a-t-il déclaré. "Avec les lignes de démarcation des comtés, vous pourriez littéralement avoir un client d'un côté de la rue avec un taux de taxe et un autre de l'autre côté de la rue avec un taux de taxe complètement différent."

La technologie peut aider les petites entreprises dans cette situation délicate. Certains systèmes de point de vente s’intègrent à un logiciel de comptabilité capable de traiter différentes lois en matière de taxe de vente. Shopify, Square, Clover, PayPal et Vend proposent tous des solutions de taxe de vente en plus de leurs services de point de vente. (Intéressé par les systèmes de point de vente? Découvrez nos meilleurs choix.)

"Comme l'a souligné la Cour suprême, il existe des solutions logicielles disponibles … qui aideront les petites entreprises à respecter ces obligations sur plusieurs bases", a déclaré Mike Dillon, président de Dillon Tax Consulting. Dillon a partagé ces réflexions lors d'une discussion sur le webinaire organisée par TaxJar.

Pour les détaillants en ligne, il est essentiel de disposer d'un logiciel permettant de gérer la complexité de nombreuses lois sur la taxe de vente. Pour les petites entreprises qui atteignent les seuils de ventes minimaux, une préparation et des travaux approfondis seront nécessaires pour vous permettre de gérer les nuances de la taxe de vente de chaque État. Cela peut également signifier une demande de permis de taxe de vente dans les États qui exigent que votre entreprise paie la taxe de vente. Devenir imposable dans un État est important, et il est important de relever le défi au lieu de prétendre que votre entreprise de commerce électronique fonctionnera de la même manière. L'ajout de la fiscalité n'est pas la fin du monde, mais vous devez suivre ces directives légales.

Cela peut être difficile pour les entreprises qui vendent dans des États qui n'ont pas encore ajusté leurs lois en matière de taxe sur les ventes afin de refléter la décision Dakota du Sud c. Wayfair Inc. Heureusement, de nombreux États ont annoncé leur intention de modifier leurs lois en matière de taxe de vente en ligne. La plupart des États ont apporté des changements au cours des derniers mois. Cette préoccupation est donc nettement moins pesante qu’il ya quelques mois. Ce sont les États dont les modifications entreront en vigueur le 1 er avril 2019 ou au-delà:

  • Californie
  • Pennsylvanie
  • Rhode Island
  • Virginie

Ces États ont commencé ou vont bientôt commencer à percevoir la taxe de vente à la suite de l’arrêt Dakota du Sud c. Wayfair. Heureusement, ils ne s'écartent pas beaucoup des directives énoncées dans Dakota du Sud c. Wayfair. Quoi qu'il en soit, presque tous les États du pays ont décidé de se conformer à la législation et d'imposer une taxe de vente aux entreprises en ligne.

Les modifications apportées par la Californie sont entrées en vigueur le 1er avril 2019. Il s'agit d'une nouvelle majeure, car toute entreprise vendant en ligne plus de 100 000 USD de marchandises à des clients californiens est soumise à la taxe d'utilisation de la Californie. Le fait d'avoir au moins 200 transactions séparées en Californie soumet également les vendeurs en ligne à la taxe. Cela signifie que la Californie suit exactement les directives énoncées dans South Dakota v. Wayfair.

Si un État n'a pas encore mis à jour ses lois, les entreprises de commerce électronique peuvent se préparer à cette situation incertaine en examinant leurs chiffres de vente annuels antérieurs dans chaque État et en utilisant le seuil de vente minimum du Dakota du Sud de 100 000 USD et 200 transactions. De nombreux États ont suivi les directives monétaires énoncées dans l’affaire de la Cour suprême. D’autres États ne promulgueront pas toujours les mêmes normes que le Dakota du Sud, mais vous pouvez utiliser ces chiffres pour vous guider. Si vous dépassez ce seuil hypothétique, prenez note de surveiller de près la législation en matière de taxe de vente dans cet État pour rester en conformité.

Par exemple, si vous remarquez que vous vendez plus de 100 000 USD de biens ou que vous effectuez plus de 200 transactions chaque année dans un État qui n'a pas modifié les lois depuis l'arrêt Dakota du Sud c. Wayfair, vous devez consulter régulièrement les lois fiscales en vigueur. état pour les changements. Si vous effectuez en moyenne 10 transactions pour 200 dollars par an dans un État, il ne vaut pas la peine de prendre le temps d'examiner les politiques en matière de taxe de vente de l'État. Donne la priorité aux États où vous vendez le plus.

Même si vous êtes au courant des changements actuels causés par South Dakota v. Wayfair, vous devriez appliquer le principe de la vigilance à l'égard de la modification de la législation en matière de taxe de vente tout au long de votre carrière.

"Bien que cela puisse être tentant de différer, pour de nombreuses entreprises, il n'y aura pas de solution miracle", a déclaré Gainsbrugh. "En fin de compte, planifier et rester conforme sera un processus continu qui devra devenir une partie intégrante de votre entreprise."

Les détaillants en ligne ne devraient pas trop insister sur le fait que davantage d’États collectent la taxe de vente liée au commerce électronique, car les informations sont facilement accessibles pour ces entreprises. C'est une question de prendre le temps de suivre la législation. Si vous collectez la taxe de vente auprès des clients, assurez-vous de la restituer à l'État. Le non-respect de certaines de ces règles peut entraîner la violation des directives légales.

"Nous commettons tous des erreurs", a déclaré Scott Peterson, vice-président de la politique fiscale américaine et des relations gouvernementales chez Avalara. "Lorsque vous êtes une petite entreprise qui dépose les taxes de vente, c'est facile à faire. Après tout, il est peu probable que vous soyez un expert en taxe de vente."

Peterson a partagé trois erreurs communes que les petites entreprises font en ce qui concerne leur perception de la taxe de vente:

1. Ne pas suivre différentes règles pour différents états. Comme mentionné ci-dessus, chaque État a ses propres règles et procédures. Vous pouvez avoir affaire à plusieurs dates d’échéance, fréquences de dépôt, formats, pénalités de retard et autres variables, et il peut être facile de les mélanger, a déclaré Peterson.

"S'assurer que les choses se passent bien pour chaque État signifie également que vous êtes informé des dernières exigences, qui peuvent changer et changent", a-t-il ajouté.

2. Signaler des numéros incorrects. De nombreux États exigent que vous décomposiez les collections en fonction de la juridiction locale, ce qui ajoute à la complexité. Peterson a fait remarquer que des calculs et des vérifications minutieuses étaient nécessaires pour s'assurer que vos chiffres étaient exacts.

3. Pas de déclaration parce que vous n'avez perçu aucune taxe. Ne pensez pas que si vous n'avez perçu aucune taxe, vous n'avez pas à produire de déclaration pour cette période de déclaration. La plupart des États exigent que vous déposiez chaque période de déclaration, même si vous n'avez rien collecté. Ignorer cette exigence pourrait entraîner des pénalités pour retard ou non-dépôt, a déclaré Peterson.

Des erreurs de conformité attendent de se produire, mais gérer correctement les responsabilités liées à la taxe de vente et rester informé vous offre la meilleure chance d'éviter des problèmes. Vous voulez vous assurer que vos déclarations de revenus sont correctes, et surveiller les différentes tendances et travailler avec des experts en taux de taxe de vente est le moyen le plus simple de vous assurer que les déclarations de revenus de votre entreprise sont correctes. Si vous êtes un détaillant, vous devez être au courant de l'évolution de la législation.

Une des meilleures choses à faire pour respecter vos obligations en matière de taxe de vente est de conserver des dossiers méticuleux, a déclaré Luca CM Melchionna, membre directeur de Melchionna PLLC. Une bonne solution comptable peut vous aider à suivre vos factures et vos ventes afin que vous sachiez exactement d'où proviennent vos ventes.

"Assurez-vous de travailler avec un avocat et un CPA ayant une expérience dans ce domaine", a déclaré Melchionna. "Dans de nombreux États, les obligations en matière de déclaration de la taxe de vente sont récurrentes. Il est important que les petits détaillants conservent une documentation impeccable au moment de chaque vente."

Peterson a accepté, ajoutant qu'il est important de suivre vos fréquences de dépôt et dates d'échéance spécifiques.

"Lorsque vous vous inscrivez dans un État, une fréquence de dépôt (mensuelle, trimestrielle, annuelle ou autre) devrait vous être assignée", a-t-il déclaré. "Ces fréquences ont chacune leur propre date d'échéance. Bien que la date d'échéance puisse officiellement être le même jour du mois de chaque période de rapport, elle peut fluctuer en raison des vacances, des week-ends, etc. Il est donc crucial de vérifier les dates exactes plutôt que simplement. suppose que vous savez quand ils sont ".

La gestion de la taxe de vente pour le commerce électronique est faisable, mais cela nécessite des efforts. Travailler avec des experts en technologie et en taxe de vente est un moyen d'aider votre entreprise à gérer sa charge de travail avec succès. Il est important de ne pas prendre du retard sur les différentes lois.

Votre entreprise devrait également chercher à obtenir tout nouveau permis de taxe de vente dont vous pourriez avoir besoin. Si vous vendiez des centaines de milliers de dollars de biens en Californie avant la récente législation, vous souhaiterez obtenir un permis de taxe de vente pour continuer cette pratique. Si vous devez payer la taxe de vente dans un État, vous aurez besoin d'un permis de taxe de vente.

Il y a quelques mois, les vendeurs en ligne devaient commencer à se préparer aux modifications de la réglementation de l'État. Aujourd'hui, les États ont mis en œuvre de nombreux changements et les propriétaires de petites entreprises doivent réagir en conséquence. Qu'il s'agisse de modifier votre système de point de vente, d'adapter vos pratiques comptables ou de parler à des experts en fiscalité, cela dépend de votre entreprise. Quelle que soit la manière dont votre entreprise de commerce électronique réagit aux changements, il est important de réagir avant que vous ne preniez le retard.

Il y a toujours le potentiel pour de nouveaux changements. Votre entreprise devrait continuer à surveiller les modifications apportées à la taxe de vente, car il y en avait eu plus de 600 l'année dernière seulement. Avec une moyenne de 588 changements par an au cours de la dernière décennie selon Vertex Inc., il est important de suivre les tendances et les changements. Il y aura des modifications de la taxe de vente chaque année aux États-Unis, et votre entreprise doit faire de son mieux pour suivre les actualités et se tenir au courant de ces changements. Cela signifie non seulement surveiller les modifications, mais également vous inscrire pour un permis de taxe de vente dans chaque État où vous faites affaire, si nécessaire. Suivre ces détails vous permettra de réagir correctement à la réglementation de la taxe de vente sur le commerce électronique.

La taxe de vente pour les entreprises de commerce électronique peut être un sujet décourageant, mais avec la technologie et la recherche appropriées, vous pouvez vous assurer que votre entreprise respecte les codes de taxe en constante évolution.

Reportage supplémentaire par Nicole Fallon. Des entrevues avec des sources ont été menées pour les versions précédentes de cet article.

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